Controlling auf dem Bau spart Geld und Probleme

Jeder Bauherr wünscht sich selbstverständlich, daß 100 Prozent der Baukosten, die er investiert und an den Hauptauftragnehmer zahlt, wirklich in den Bau fließen. Aber auf einer Baustelle wirken viele verschiedene Firmen zusammen und letztlich kann der Bauherr systembedingt keine unmittelbare Kontrolle über den realen Geldfluß haben. Diese Kontrolle könnte er nur ausüben, wenn er alle Gelder direkt selbst überweist. Ob sein Hauptauftragnehmer und die vielen nachgeordneten Firmen wirklich vom Geld des Bauherrn bezahlt werden oder ob sich jemand etwas in die eigene Tasche steckt, erfährt der Bauherr nur, wenn er den Finanz- und Materialfluß auf seiner Baustelle penibel kontrolliert. Daher ist es natürlich eine enorme Erleichterung und von großem Vorteil, wenn der Bauherr den Hauptauftragnehmer wirklich gut kennt, er diesem also freie Hand lassen und ihm vertrauen kann. Die allgemeine Erfahrung im Geschäftsalltag des Baugewerbes legt jedoch leider nahe, daß Vertrauen gut, Kontrolle aber besser ist. Auch wenn ein absoluter Schutz in der Regel gar nicht möglich ist, denn dafür ist das Geschehen auf einer Baustelle logistisch zu komplex, empfiehlt es sich dringend, sehr frühzeitig Mechanismen der Kontrolle einzubauen, die sonst später nicht mehr zu realisieren sind.

Risiken des Bauherrn

Der Bauherr geht im schwer durchschaubaren Tagesgeschäft einer Baustelle erhebliche Risiken ein, wenn er strenge Vorsichtsmaßnahmen vernachlässigt. Falls z. B. dem Hauptauftragnehmer gezahlte Gelder nicht an Lieferanten oder Subunternehmer weiterfließen, entstehen leicht Qualitätsmängel und Verzögerungen, die Verunsicherungen schaffen und erhebliches Geld kosten können. Denn verständlicherweise wird die Arbeitsleistung demotivierter erbracht, wenn für den Arbeiter der Lohn aussteht und dieser unsicher sein muß, ob er seinen verdienten Lohn überhaupt bekommt. Entsprechend wirken ausbleibende Materiallieferungen oder gar Lieferanten, die noch unverbautes Material zurückholen, wie Gift auf den geordneten Arbeitsablauf auf der Baustelle. Auch der Materialfluß bedarf der Kontrolle. Überhöhte Materialbestellungen, die nur dazu dienen, der organisierten Aneignung des überschüssigen Materials den Boden zu bereiten, sind ebenso ein Risiko für den Bauherrn, wie Unterschlagungen durch fingierte oder überhöhte Rechnungen. Diese sind leider nur aufwendig und nur mit entsprechendem Fachwissen nachzuweisen. Unterschlagungen von Geld und Material sind daher schwierig auszuschließen.

Sicherungsmaßnahmen im Vorfeld

Straffes Controlling bei der Bauausführung beginnt schon in der Planung. In diesem Zusammenhang ist insbesondere der Vertrag mit dem Hauptauftragnehmer von Bedeutung, in welchem klare Kontrollberechtigungen und Kontrollmechanismen festgelegt werden sollten. Hier tut der Bauherr gut daran, seinen Bauausführenden vertraglich zu verpflichten, ihn jederzeit zu unterrichten, welche Firmen auf der Baustelle tätig werden sollen, um dann eigene Recherchen hinsichtlich deren Bonität anzustellen. Firmen oder Subfirmen, deren Historie Hinweise auf frühere Insolvenzen enthält, sollte der vorsichtige Bauherr erst gar nicht auf der eigenen Baustelle tätig werden lassen. Sonst drohen erhebliche Risiken. Materiallieferungen können durch schlechte Bonität unterbleiben oder verzögert erfolgen. Falls Material nicht rechtzeitig bezahlt wird, drohen Rückholungsaktionen unbezahlter Baustoffe, welche den Baufortschritt und die Arbeitsqualität erheblich stören, da jedes Gewerk hinsichtlich der eigenen Bezahlung beunruhigt wird. Zudem besteht die Gefahr, daß ein Subunternehmer mit Solvenzproblemen auf der Baustelle Material abzweigt oder sich anderweitig bereichert. Gleichzeitig ist zu befürchten, daß dieser über praxiserprobte Verneblungsstrategien verfügt. Auch könnten aufgebrachte vormalige Geschäftspartner sich am Material oder den eingesetzten Werkzeugen eines mehrfach Insolventen schadlos zu halten versuchen. Es ist schon vorgekommen, daß so ganze Radlader von Baustellen verschwanden. Ein besonderes Augenmerk muß aber insbesondere auch der eigenen Bauführung gelten. Hier sind Unterschlagungen von Geld und Material z. B. durch fingierte oder überhöhte Rechnungen das Problem. Diese Positionen sind wirkliche Vertrauensstellungen deren Besetzung ein Bauherr sich im Vorfeld gut überlegen sollte. Je höher ein Täter in der Hierarchie sitzt und je alleinverantwortlicher er handeln kann, desto größer werden in der Regel Risiko und die Verluste durch Unterschlagungen, während gleichzeitig die Chancen einer Entdeckung sinken.

Controlling während der Bauphase

Ein strenges Regime als Bauherr ist also unverzichtbar um die Kosten im Griff zu halten und die geordnete Arbeit auf dem Bauvorhaben zu fördern. Keinesfalls sollte der Bauherr dem Bauausführenden das Gefühl geben, er könne auf der Baustelle tun und lassen was er will. Der Bauherr muß die beschäftigten Firmen und Subfirmen kennen und diese müssen um seine peniblen Kontrollen wissen. Wenn ein Bauherr mit harter Hand führt, muß dies aber nicht zu lasten eines verbindlichen und freundlichen Umgangstones gehen. In der Regel führt diese Vorgehensweise sogar dazu, daß man als fairer Partner ernstgenommen wird. Ernsthaftes, effektives Controlling bedeutet: der Bauherr muß genau wissen, was auf seiner Baustelle passiert. Zwar sind bei einem logistisch komplexen Bauvorhaben nie sämtliche Risiken auszuschließen, aber es liegt in der Verantwortung des Bauherrn eine größtmögliche Durchsichtigkeit der Finanz- und Materialflüsse zu realisieren. In der Regel braucht der Bauherr dafür ein Person seines Vertrauens, die sich im Controlling auskennt und gleichzeitig etwas vom Baufach versteht. Sonst ist es schwerlich möglich den Materialfluß auf sachliche Angemessenheit zu überwachen, erbrachte Leistungen über Arbeitsnachweise zu ermitteln und Rechnungen von Subunternehmern auf Richtigkeit und Bezahlung zu prüfen. Darüberhinaus wird es sich als nützlich erweisen, unangekündigt und überraschend stichprobenartige Besuche auf der Baustelle durchzuführen und dabei direkt die Arbeiter vor Ort fragen, ob sie ihren Lohn auch wirklich bekommen.
Bei detaillierter Kontrolle muß sich eine durchgängige schlüssige Aufstellung ergeben, ob das investierte Geld rechtens verwendet wird oder nicht. Viele Unregelmäßigkeiten in jedem Bereich eines Bauvorhabens vom Betrug und Diebstahl über Qualitätsmängel bis hin zur fehlenden Termingenauigkeit können durch akkurates Controlling deutlich gemindert werden.