Neben den Ausführungsqualitäten auf der Baustelle und den daraus resultierenden weiteren Themen wie Abnahme und Gewährleistung ist bei den Qualitäten und Quantitäten vor allem die Einhaltung der Projektziele Betrachtungsgegenstand einer Projektsteuerung.
Die in Nutzungsanalysen, Raumprogrammen und Funktionsprogrammen festgelegten Projektziele werden durch die Planung umgesetzt. Eine transparente organisierte Planverwaltung mit einem eindeutigen und nachvollziebaren Prüf- und Änderungsdienst ist planungsbegleitend zu führen.
Die Planungstiefe der HOAI-Phase 3 Entwurfsplanung mit Baubeschreibung, 1:100-Planung und Kostenberechnung ist vom Bauherrn offiziell zu genehmigen, nicht zuletzt, weil auf der inhaltlichen Basis dieser Phase die Genehmigungsplanung der HOAI-Phase 4 aufsetzt, auf deren Basis der Bauantrag gestellt wird. Nun ist es ein normaler und auch wünschenswerter Vorgang während der Planung und auch noch eingeschränkt während der Realisierung, daß das Bauprojekt in Qualität und Quantität hinterfragt wird. Dafür kann es die unterschiedlichsten Gründe geben, wie modifizierte Gestaltungsvorstellungen der Architekten, bessere technische Lösungen der Fachplaner oder auch geänderte Bauherrenvorgaben.
Aufgabe der Projektsteuerung ist es, solche Änderungen zu erkennen, zu thematisieren, auf Konsequenzen hinzuweisen (Abhängigkeit zu Kosten und Terminen) und möglichst frühzeitig die erforderliche Entscheidung des Bauherrn herbeizuführen. Bei einer detaillierten Durchsprache von Planungsinhalten kann die Situation entstehen, daß bauherreninterne Zielkonflikte enstehen: Unterschiedliche Abteilungen mit unterschiedlich gelagerten Interessen und Anforderungen können auch unterschiedliche Lösungen in Qualität und Quantität anstreben:

1. Ein Nutzer möchte optimale Möglichkeiten in Hinsicht auf Funktionalität vorfinden.
2. Die Verwaltung hat die Investitions- und Betriebskosten im Visier.
3. Eine technische Abteilung möchte eine unter wartungs- und betriebstechnischen Aspekten optimierte Lösung.

Die Projektsteuerung hat auf die Lösung eines solchen Zielkonfliktes hinzuwirken, so daß eine eindeutige Vorgabe an die Planungsbeteiligten formuliert werden kann und somit Irritationen im Projektprozeß unterbleiben.

Kosten des Bauvorhabens

Die Beeinflußbarkeit von Bau- und Baunutzungskosten ist in den frühen Projektphasen am größten und nimmt während des Projektverlaufes kontinuirlich ab. Aus diesem Grund kommt der Kostenermittlung in der HOAI-Phase 2 Vorplanung – der Kostenschätzung – und in der HOAI-Phase 3 – der Kostenberechnung – eine wesentliche Bedeutung zu. Die notwendige Entscheidung des Bauherrn, das Bauprojekt in den in der Planung beschriebenen Qualitäten und Quantitäten weiter voranzutreiben, muß auf Basis einer fundierten und gesicherten Kostenberechnung erfolgen. Zur Erstellung einer Kostenberechnung hat sich die Elementmethode als geeignet herausgestellt. Hierbei wird das Bauobjekt DIN-konform in seine einzelnen Elemente wie Bodenaushub, Beton, Betonstahl, Schalflächen, Mauerwerk, Bodenbeläge, Fenster, Heizkörper, Honorare usw. zerlegt. Diese Elemente erhalten eine qualitative Beschreibung und werden mit einem aus der Planung herausgezogenen Mengenansatz versehen. Den so beschriebenen Elementen wird dann ein Einheitspreis zugewiesen. Bei der Einheitspreiszuweisung können käufliche Datenbanken zur Anwendung kommen. Es hat sich aber als wesentlich praxisnäher herausgestellt, hier auf eine eigene Datenbank zurückzugreifen. Selbstermittelte, marktnahe Einheitspreise lassen auch eine bessere Indizierung auf Ausführungsort, Ausführungszeit und verwendete Mengengrößenordnung zu. Wenn ein Bauobjekt nicht nur mit Eigenmitteln des Bauherrn erstellt wird, sondern auch Fördermittel zur Finanzierung herangezogen werden sollen, so ist dies frühzeitig zu berücksichtigen. Das Ausweisen förderfähiger und nicht förderfähiger Anteile zum Zeitpunkt der Kostenermittlung ist Voraussetzung für einen reibungslosen Projektablauf.
Genauso wichtig ist aber auch die Steuerung von Qualitäten und Quantitäten während der weiteren Planung und Realisierung, da die Zuwendungen von Fördermitteln im Regelfall an die hier getroffenen Festlegungen gebunden sind. Ansonsten kann es spätestens bei der Erstellung des Verwendungsnachweises zu einem bösen Erwachen kommen, wenn bislang als förderfähig angenommene Anteile sich mit einem Mal als nicht förderfähig herausstellen und so zu einem weiteren Eigenmittelanteil führen.

Kostensteuerung und Kostenverfolgung

Der zweite Bearbeitungsschritt nach der Kostenermittlung ist die Kostensteuerung/Kostenverfolgung. Mit zunehmender Projektdauer nimmt die Steuerungsfähigkeit der Kosten ab. Zum Zeitpunkt der HOAI-Phase 6 Vorbereitung und Vergabe ergibt sich noch die Möglichkeit, in den Leistungsverzeichnissen ergänzend zu den Hauptpositionen in wesentlichen Bereichen noch Preisanfragepositionen mit einer gewissen Qualitätsbandbreite einzufügen. Bei Nichteintreten der erwarteten Submissionsergebnisse besteht so noch eine schlagkräftige Möglichkeit der Kostensteuerung. Während der Kostenverfolgung, die schon mit der Stellung der ersten Planerrechnung beginnt, werden für jeden Auftragnehmer Konten eingerichtet, in denen die Hauptverträge, Nachträge, Rechnungseingänge und Zahlungen erfaßt werden.
Diese Konten werden für entsprechende Übersichten gewerkeorientiert und DIN-orientiert zusammengefaßt und Prognosewerte für zu erwartende Abrechnungssummen hieraus generiert. So ist für den Projektsteuerer und den Bauherrn stets der aktuelle Kostenstand des Bauprojektes im Detail und in der Übersicht gegeben.